Nieuwe medewerker? Hier moet u als financieel dienstverlener op letten

Het aannemen van een nieuwe collega is meer dan een goed gevoel bij het sollicitatiegesprek. In de financiële dienstverlening stelt de wet namelijk duidelijke eisen aan de betrouwbaarheid van medewerkers die betrokken zijn bij het adviseren of bemiddelen. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een zorgvuldige check bij indiensttreding.
Wat moet u precies regelen? Hieronder zetten we de belangrijkste vereisten op een rij.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Een actuele, functiegerichte VOG is verplicht voor iedere medewerker die zich bezighoudt met financiële dienstverlening. Let op:

• De VOG moet specifiek zijn afgegeven voor de functie waarvoor de medewerker is aangenomen.
• Een oude VOG van de vorige werkgever of eentje uit een andere sector is niet geldig.
• Ook bij functiewijziging binnen de organisatie (bijvoorbeeld van binnendienst naar adviseur) is een nieuwe VOG nodig.

Een VOG kunt u eenvoudig online aanvragen via mijn.justis.nl en daarbij de keuze te maken voor screeningsprofiel 95 – financiële dienstverlening. Houd rekening met een verwerkingstijd van enkele weken. Wilt u controleren of een VOG echt is? Op de site van Justis vindt u alle info daarover.

Check op faillissement
Volgens artikel 28 van het BGfo mag een medewerker niet failliet zijn verklaard (tenzij er rehabilitatie heeft plaatsgevonden). Controleer dit dus vooraf. Dat kan bijvoorbeeld via de controle eerder faillissement van Ophrys. Bij deze controle wordt gekeken naar zowel privé als zakelijke faillissementen, waar het Centraal Insolventieregister alleen privé faillissementen registreert.

Referentenonderzoek
Een referentenonderzoek is verplicht als aanvulling op de betrouwbaarheidstoets. Denk aan het opvragen van referenties bij vorige werkgevers of opdrachtgevers, vooral als de nieuwe medewerker al in de branche actief is. Let daarbij op signalen van onzorgvuldig of onprofessioneel handelen.

Doorlopende verplichting
Als financieel dienstverlener moet u tijdens het hele dienstverband kunnen aantonen dat uw medewerkers betrouwbaar zijn en blijven. Leg de resultaten van uw check dus goed vast in het personeelsdossier, inclusief VOG, faillissementscontrole en referentenonderzoek. Verder is het belangrijk om jaarlijks de betrouwbaarheid van uw medewerker te toetsen en vast te leggen. Het jaarlijkse functionerings- of beoordelingsgesprek is hier een goed moment voor.

Neem eens een moment om te controleren of in al uw personeelsdossiers de benodigde documenten aanwezig zijn. In de praktijk merken we dat door werkdruk het betrouwbaarheidsonderzoek niet altijd volledig wordt uitgevoerd of vastgelegd.

Heeft u vragen over het betrouwbaarheidsonderzoek of wilt u een casus bespreken?
Neem dan contact met ons op via 0492-344988 of vul het contactformulier in. Wij denken graag met u mee.