Incidenten in de financiële sector: wanneer moet u melden?

Regelmatig krijgen wij vragen van financieel dienstverleners over incidenten: Wat is een incident? Moet ik dit melden bij de AFM? De Wet op het financieel toezicht (Wft) verplicht financieel dienstverleners om een beleid te voeren dat een integere bedrijfsvoering waarborgt. Dit betekent onder andere dat strafbare feiten of andere wetsovertredingen, die het vertrouwen in de sector kunnen schaden, moeten worden voorkomen én gemeld.

In dit artikel lichten we toe wat een incident is, geven we enkele voorbeelden en verduidelijken we wanneer, en hoe, u moet melden.

Wat is een incident?
Volgens het Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (Bgfo) is een incident:
"Een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van het bedrijf van een financiële onderneming". Dit betekent dat alle situaties met een potentieel reputatie- en/of financieel risico, evenals zaken met een strafrechtelijk aspect, als incident kunnen worden beschouwd. Een incident kan betrekking hebben op uw onderneming, medewerkers, klanten of samenwerkingspartners.

Voorbeelden van incidenten
De definitie van een incident is breed en kan voor interpretatie vatbaar zijn. Daarom worden wij regelmatig geraadpleegd over het al dan niet melden van een situatie. Hieronder een aantal praktijkvoorbeelden:

• Een klant levert vervalste documenten aan of verstrekt foutieve informatie aan om een hypotheek te verkrijgen.
• Een aansprakelijkheidsclaim tegen uw bedrijf is zo groot dat het voortbestaan in gevaar komt.
• Er wordt beslag gelegd op een of meerdere bankrekeningen die u gebruikt voor uw financiële activiteiten.
• Uw onderneming verkeert in ernstige financiële problemen, met mogelijke reputatieschade als gevolg.
• Een aanbieder plaatst uw onderneming of medewerkers in het incidentenregister en doet een incidentenmelding bij de AFM.
• U ontdekt dat een bemiddelaar waarmee u samenwerkt niet langer over een AFM-vergunning beschikt.
• Uw verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering is door de verzekeraar geroyeerd.
• De aansluiting bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid) is beëindigd.
• Klanten melden dat uw medewerkers niet integer handelen.
• Er verschijnt negatieve media-aandacht over uw onderneming, medewerkers of cliënten in verband met wetsovertredingen.

Dit is geen uitputtende lijst, maar biedt houvast bij de vraag of een situatie als incident moet worden beschouwd.

Meldplicht: wat betekent ‘onverwijld’?
Incidenten moeten onverwijld bij de AFM worden gemeld. Dit betekent dat u zonder uitstel moet melden zodra het incident bij u bekend is. U mag niet wachten op een eigen onderzoek of de uitkomst van een lopend onderzoek door een aanbieder, toezichthouder of justitie. Ook als u direct maatregelen neemt om herhaling te voorkomen, blijft de meldplicht onverminderd gelden.

Vragen of ondersteuning nodig?
Twijfelt u of een situatie meldingsplichtig is? Of heeft u begeleiding nodig bij een incident? Neem gerust contact op met ons kantoor via 0492-344988 of info@ophrys.nl. Wij helpen u graag verder.