Do en Don’ts van samenwerking met freelancers

De hypotheekmarkt staat onder druk en daardoor zien we dat steeds meer kantoren op zoek zijn naar extra capaciteit. Echter gezien het verloop van deze hypotheekmarkt in het verleden gaan kantoren vooral op zoek naar flexibele capaciteit in de vorm van samenwerking met freelancers. Onderstaand geven wij een overzicht van de voorwaarden die de AFM stelt aan samenwerking met freelancers.


Verantwoordelijkheid
Een freelancer is een natuurlijk persoon die uitsluitend uit naam en voor rekening en risico van uw kantoor adviseert en bemiddelt zonder dat hij daarbij in loondienst is. Indien de freelancer een beroepsfout maakt dan kan de klant uw kantoor aansprakelijk stellen. Dat geldt ook voor klachten. In een eventuele uitspraak door het Kifid zal de naam van uw kantoor worden genoemd en niet die van de freelancer zelf. U bent dus altijd zélf verantwoordelijk voor de werkzaamheden die freelancers namens u verrichten.

Vakbekwaamheid
Als de freelancer gaat adviseren dan moet deze zelf beschikken over de benodigde Wft Adviseursdiploma’s en bijbehorende Wft PE-certificaten. Een freelancer mag dus niet adviseren op basis van diploma’s van andere medewerkers binnen uw onderneming.

Betrouwbaarheid
De betrouwbaarheid van de freelancer moet worden vastgesteld met een verklaring omtrent gedrag. Deze verklaring omtrent gedrag moet specifiek zijn afgegeven voor de werkzaamheden bij uw kantoor. Een VOG die door de freelancer is aangevraagd voor een andere opdrachtgever is dus niet geldig.
Aanvullend op VOG moet de betrouwbaarheid van de freelancer worden getoetst met een faillissementscheck. Een eigen verklaring van freelancer is onvoldoende. Blijkt dat de freelancer eerder betrokken is geweest bij een faillissement, dan hoeft dat niet per definitie een samenwerking in de weg te staan. Wel zal in het dossier goed onderbouwd moeten worden waarom toch tot samenwerking wordt overgegaan en welke aanvullende controlemaatregelen eventueel worden genomen. Ophrys kan voor u een correcte en volledige faillissementscheck uitvoeren.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
De beroepsaansprakelijkheidsverzekering van uw kantoor moet de werkzaamheden van de freelancer dekken. Controleer wel of uw BAV het recht heeft om regres te nemen op uw freelancer bij eventuele beroepsfouten door hem, waarvoor uw kantoor aansprakelijk is. Indien dit het geval is dan moet u de freelancer daarover wel informeren zodat de freelancer zelf ook een beroepsaansprakelijkheidsdekking kan afsluiten voor dit regresrecht.

Betaling door klanten
De freelancer mag voor zijn of haar werkzaamheden uitsluitend worden betaald door uw kantoor en niet door de klanten van uw kantoor. Wordt de freelancer wel rechtstreeks beloond door klanten van uw kantoor, dan kan dit voor de AFM een aanwijzing zijn dat er feitelijk sprake is van een onderbemiddelaar. Een onderbemiddelaar moet over een eigen vergunning beschikken, die is er niet en dus is de freelancer dan in overtreding.

Beloning
De freelancer moet worden beloond volgens de Wet beloningsbeleid financiële ondernemingen. Dit betekent dat de freelancer moet worden beloond op basis van een vast uurtarief met eventueel nog een beperkte variabele vergoeding van maximaal 20%. Deze variabele vergoeding moet dan ook weer gebaseerd zijn op minimaal 50% kwalitatieve factoren en maximaal 50% kwantitatieve factoren.
Vaak is echter de afspraak dat een freelancer per afgesloten hypotheek een vaste vergoeding ontvangt en dat is dus in strijd met de wet, omdat de freelancer de beloning alleen krijgt wanneer er daadwerkelijk een hypotheek wordt afgesloten. Daarmee is gehele beloning aan te merken als variabele beloning. Wat wel is toegestaan is een vaste uurvergoeding, of een vast bedrag per verrichting, maar dan wel onafhankelijk van de vraag of er ‘gesloten’ wordt.

Vastlegging samenwerking
Uw kantoor moet de voorwaarden van de samenwerking met de freelancer vastleggen in een overeenkomst. Doelstelling is dat in deze overeenkomst de rechten en plichten van beide partijen zijn vastgelegd en dat is vastgelegd dat uw kantoor echt toezicht heeft op de wijze waarop de freelancer werkt. 

We zien dat de AFM in haar toezicht extra aandacht heeft voor deze samenwerkingsvorm, daarom is het belangrijk om nog eens te controleren of u aan de gestelde eisen voldoet. Zo niet, ga dan in gesprek met uw freelancer(s) en zorg ervoor dat samenwerking wordt aangepast en voldoet aan de gestelde voorwaarden.

Heeft u naar aanleiding van bovenstaande nog vragen of wenst u ondersteuning bij controle en/of aanpassing van uw samenwerking met een freelancer? Ophrys kan u hierbij begeleiden. Neem voor meer informatie contact op met ons kantoor op telefoonnummer 0492-344988 of via het contactformulier.