Avg : Wat mag u wel en niet vastleggen als werkgever

Op 25 mei jl. heeft de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen. We krijgen naast vragen over wat vastgelegd mag worden van uw klanten ook veel vragen over wat er vastgelegd mag worden van uw medewerkers en dan met name als het gaat om medische informatie. Onderstaand is op basis van informatie van de AP puntsgewijs weergegeven wat u mag vragen en bewaren.

Noodzakelijke medische gegevens
Medische gegevens zijn gegevens van gevoelige aard waarvoor strenge wettelijke eisen gelden. Als werkgever mag in u het kader van uw loondoorbetalingsverplichting en voor de re-integratie een beperkt aantal noodzakelijke medische gegevens verwerken van uw zieke werknemers. Zo mag u onder meer vragen naar de verwachte duur van het verzuim, maar mag u niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Hieronder treft u een overzicht van gegevens die u wel en niet mag vragen en wel en niet mag opslaan.

Welke gegevens mag u als werkgever vragen?
Bij ziekmelding mag u als werkgever de volgende informatie aan de werknemer vragen:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet onder welke);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.

Welke gegevens mag u als werkgever opslaan?
Gegevens die door de bedrijfsarts of arbodienst aan u als werkgever mogen worden gecommuniceerd en derhalve door u mogen worden verwerkt zijn:

• De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten), beoordeeld en teruggekoppeld door de arbodienst/bedrijfsarts.
• De verwachte duur van het verzuim.
• De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten) door de arbodienst/bedrijfsarts beoordeeld en teruggekoppeld.
• De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

Welke gegevens mag u als werkgever niet vragen of opslaan?
Alle overige (sociaal) medische gegevens zijn voor u als werkgever niet noodzakelijk in het kader van de loondoorbetalingsverplichting noch in het kader van de begeleiding en/of re-integratie van de werknemer en vallen derhalve onder het medisch beroepsgeheim. Dit betreffen de volgende gegevens:

• Diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen.
• Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand.
• Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, en dergelijke.
• Overige situationele problemen zoals: relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, en dergelijke.

Als werkgever mag u ook gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte die vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt, niet opslaan. Slechts in uitzonderlijke situaties mag u als werkgever informatie die vrijwillig door de werknemer is verstrekt opnemen in het personeelsdossier. Een belangrijk criterium hierbij is of er een noodzaak is om deze gegevens op te slaan.

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen over dit onderwerp? Neem dan contact op met ons kantoor via telefoonnummer 0492-344988 of via het contactformulier.