Doorlopende eisen in het kader van uw Wft vergunning

Voor het verkrijgen van uw vergunning bent u in het verleden door de AFM getoetst of u aan de benodigde eisen voldeed. Na het verstrekken van de vergunning bent u als ondernemer er zelf voor verantwoordelijk dat u doorlopend blijft voldoen aan de door de Wft gestelde eisen en richtlijnen. De AFM ziet op basis van een risico-georiënteerd toezicht erop toe dat de eisen worden nageleefd. Bovendien moeten consumenten erop kunnen vertrouwen dat een financieel dienstverlener met een vergunning aan een aantal kwaliteitseisen voldoet. 

Het hebben van een vergunning brengt dus verantwoordelijkheid met zich mee, vooral ten opzichte van consumenten. Daarom is het belangrijk dat u doorlopend aan alle eisen voldoet. Natuurlijk kan het voorkomen dat er tekortkomingen zijn in uw bedrijfsvoering. Het is echter zaak dat u deze tijdig signaleert en deze zo snel mogelijk oplost. Immers wanneer u als financieel dienstverlener niet voldoet aan de in de Wft gestelde vereisten en hier niets aan doet, kan de AFM handhavend optreden.

Voldoet u aan de eisen?
Onderstaand geven wij aan aan welke eisen u doorlopend moet voldoen.

Behandel uw klanten correct en goed
Richt uw bedrijfsvoering zo in dat u en uw medewerkers het belang van de klant centraal zullen stellen en de klant zo goed mogelijk zullen informeren in het kader van het te verstrekken advies en/of de uit te voeren bemiddeling.

Richt uw bedrijfsprocessen, waaronder advies en bemiddeling, goed in
Als vergunninghouder moet u uw zaken goed op orde hebben. Uw onderneming moet zo zijn ingericht dat het aan alle vergunningseisen voldoet. Dit betekent dat u een groot aantal processen binnen uw organisatie moet kunnen borgen. Dit kunt u aantoonbaar doen door het samenstellen van een proceshandboek waarin alle bedrijfsprocessen zijn beschreven. Daartoe behoren ook uw advies- en bemiddelingsprocessen. Deze kunt u doorgaans zeer goed vastleggen in stappenplannen op basis van de verschillende dienstverlenings- en adviesvragen. Met dit laatste bedoelen we bijvoorbeeld een integraal adviestraject, Dienstverlening op maat of Execution only. Het op een correcte wijze inrichten van uw bedrijfsprocessen moet mede leiden tot reproduceerbare adviesdossiers.

Zorg voor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking
Als financieel dienstverlener moet u in het bezit zijn van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking voor

• het optreden als bemiddelaar in verzekeringen van € 1.250.618 per gebeurtenis en € 1.875.927 per jaar.
• het adviseren en/of orders doorgeven in deelnemingsrechten in beleggingsinstellingen (nationaal regime) van €500.000 per gebeurtenis en €750.000 per jaar.

Deze bedragen zijn de minimaal te verzekeren bedragen. Een ruime dekking is uiteraard altijd toegestaan. De dekking voor het Nationaal Regime geldt uitsluitend als u ook een vergunning heeft voor dit onderdeel.

Zorg voor een goede dienstverlening met vakbekwame adviseurs
Vanaf 1 januari 2014 is het nieuwe vakbekwaamheidsbouwwerk van kracht geworden. Dit betekent dat alle adviserende klantmedewerkers een geldig diploma nodig hebben voor het onderwerp waarin men adviseert. Voor deze diplomaplicht geldt, zoals u waarschijnlijk al wel bekend is, in de meeste situaties een overgangstermijn tot 1 april 2016. Daarnaast moet u als financieel dienstverlener ervoor zorgen dat u en uw klantmedewerkers permanent actueel vakbekwaam zijn. Dit betekent dat klantmedewerkers altijd vakbekwaam zijn en dat zij op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen op hun vakgebied. Als klantmedewerkers worden beschouwd eenieder die klanten adviseren over een financieel product. Maar ook diegenen die de klant informeren over bijvoorbeeld de samenstelling of de werking van een financieel product zijn klantmedewerkers. Het is dan niet vereist dat zij ook daadwerkelijk adviseren. Concreet betekent dit dus dat naast de adviseurs en commercieel binnendienstmedewerkers hier ook de medewerkers polisadministratie en schadebehandelaars toe behoren.

Zorg voor een klachtenprocedure en de juiste afhandeling van klachten
Een goede afhandeling en administratie van klachten van klanten is belangrijk voor het vertrouwen in uw onderneming en de financiële sector als geheel. Daarom moet u over een interne klachtenregeling beschikken. Evenzo belangrijk is dat de klachtenregeling bekend is bij alle medewerkers binnen u kantoor.  Ook het vastleggen van klachten en de door u ondernomen acties hierop is van belang.

Bij elke klacht moet u minimaal het volgende vastleggen:

• De naam en het adres van de klager
• De klacht, inclusief de dagtekening van ontvangst
• Een omschrijving van de klacht
• Een beschrijving van de wijze waarop u de klacht heeft behandeld

Zorg dat u bent aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid)
De Wet op het financieel toezicht (Wft) verplicht dienstverleners zich aan te sluiten bij een door de minister van Financiën erkend klachteninstituut. Kifid is op dit moment het enige ministerieel erkende klachteninstituut. Dit betekent dat u ervoor moet zorgdragen dat u als financieel dienstverlener uw jaarlijkse bijdrage blijft voldoen zolang u een vergunning heeft.

Zorg voor een incidentenregeling
Ook binnen uw kantoor kunnen zich incidenten voordoen. Onder een incident wordt verstaan een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere uitoefening van uw kantoor. U kunt dan denken aan het vervalsen van een handtekening op een aanvraagformulier, zeer dwingende of intimiderende huisbezoeken van een adviseur of een medewerker die zich niet aan de voorschriften binnen uw onderneming houdt. Voor dit soort gebeurtenissen moet u over een incidentenregeling beschikken. Zorg ervoor dat de incidentenregeling ook bekend is bij alle medewerkers binnen u kantoor.

De incidentenregeling van uw kantoor moet antwoord geven op de volgende vragen:

• Hoe wordt het incident vastgelegd?
• Welke passende maatregelen neemt u bij een incident?
• Wanneer en hoe meldt u het incident bij de AFM?

Zorg voor een correct dienstverleningsdocument en reik deze op tijd uit
U bent verplicht om een dienstverleningsdocument (DVD) aan de consument te verstrekken voor advies over en bemiddeling in producten die onder het provisieverbod vallen. Sinds 1 juli 2013 is het DVD niet langer meer vormvrij, maar heeft een vast format. Het gestandaardiseerde DVD is bedoeld om meer transparantie over financiële dienstverlening te krijgen. U kunt de gestandaardiseerde DVD’s maken in het Digitaal Loket van de AFM. Met de gestandaardiseerde DVD’s kunnen consumenten diensten en kosten eenvoudig vergelijken. Indien uw kantoor beschikt over een website, bent u verplicht om de DVD’s op een goed vindbare plaats te publiceren op uw website.

Overigens moet u ook aan alle nieuwe klanten van uw kantoor een Dienstenwijzer overhandigen met daarin onder andere informatie over uw kantoor als handelsnamen, bereikbaarheid, eventuele gebondenheid aan bepaalde aanbieders, aansluitnummers en uw klachtenprocedure.

Werk tijdig en correct mee aan informatieverzoeken van de AFM
De AFM kan op velerlei manieren informatie opvragen bij u als financieel dienstverlener. U bent verplicht om gehoor te geven aan deze informatieverzoeken en tijdig daarop te reageren.

• Zo moet u jaarlijks de Markmonitor invullen, dit is de opvolger van het u welbekende Self Assessment.
• Tevens wordt jaarlijks gevraagd om een opgave te verstrekken van het aantal fte ten behoeve van de jaarlijkse heffingen.
• Voorts kan het zijn dat u betrokken wordt bij marktonderzoeken welke op basis van steekproef worden uitgezet. Maar u kunt ook benaderd worden voor een onderzoek omdat u tot een specifieke doelgroep behoord.
• Ook kan het zijn dat u vragen krijgt in het kader van een handhavingstraject.

Wilt u toetsen of uw bedrijfsvoering voldoet aan de doorlopende eisen van de Wft of heeft u vragen over een adequate inrichting van uw bedrijfsvoering? Ophrys kan u hierbij ondersteunen middels het uitvoeren van een kantooraudit of het volledig uitwerken van een compliancetraject voor uw kantoor. Neem contact op met ons kantoor voor meer informatie hieromtrent of vul het contactformulier in.