Beheerst beloningsbeleid

In april van dit jaar is door de AFM een thema onderzoek gehouden en daaropvolgend zijn diverse financieel dienstverleners uitgenodigd voor een bijeenkomst op 28 juni jl. Ook is het Beloningsbeleid een thema in het Self Assessment 2012.

Uit dit alles blijkt dat de AFM op dit moment een behoorlijke focus heeft op dit onderwerp. Daarom willen wij graag voor u nog eens de diverse aspecten van een Beheerst beloningsbeleid op een rijtje zetten.

Ophrys heeft voor u een stappenplan gemaakt met daarin praktische tips voor een goede invulling van een Beheerst beloningsbeleid.

• Ieder kantoor met personeel - ongeacht de grootte - moet in het kader van beheerst beloningsbeleid een risicoanalyse maken van zijn onderneming;
• Ook als personeel alleen beloont wordt op vast salaris moet u een risicoanalyse maken en in een bedrijfsprocedure vastleggen.

Concreet moet u de volgende stappen ondernemen.

1. Samenvatten huidig beloningsbeleid
U moet een goede beschrijving maken van uw huidige beloningsbeleid.

• Hoe worden uw medewerkers beloond.
• Welk percentage van de het loon is variabele beloning.
• Geldt het alles of niets principe voor variabele beloning. 
• Op welke factoren wordt variabele beloning gebaseerd.
• Is de variabele beloning voor alle werknemers hetzelfde? Welke verschillen zijn er.

2. Risico-analyse
Als u uw huidige beloningsbeleid heeft beschreven gaat u het analyseren op risico’s die indruisen tegen de genoemde kernwaarden door de AFM.

Neem uw personeel onder loep en stel uzelf de volgende vragen:

• Sluit een werknemer vaak de producten/aanbieders met de hoogste provisie/bonus.
• Kiest een werknemer vaak voor dezelfde producten/aanbieders.
• Is er een grote werkdruk? Dit kan resulteren in snel advies waarbij het dossier niet op orde is en klantbelang niet is gediend.
• Worden er vaak hogere verzekerde bedragen afgesloten dan noodzakelijk.
• Kiezen klanten na een tijdje een andere financiële dienstverlener en verdwijnen uit de portefeuille.
• Wordt bij oversluiten altijd gekeken naar de kosten in relatie tot de verdiensten voor de klant.
• Wordt een werknemer alleen beloont op basis van zijn omzet? En is er sprake van een alles of niets principe.

3.  Opstellen nieuw beloningsbeleid
U gaat maatregelen nemen die leiden tot een nieuw beloningsbeleid dat zich confirmeert aan  de kernwaarden integriteit, soliditeit en klantbelang. Onderstaand worden de elementen van een beheerst beloningsbeleid puntsgewijze beschreven.

Beloningssystematiek
U moet een vaste verhouding aanhouden tussen vaste en variabele beloning per functiegroep. Dus geen uitzonderingen meer per werknemer. Geadviseerd wordt om een maximale verhouding vast/variabel aan te houden van 50/50. Uiteraard ligt voor binnendienstmede-werkers dit percentage in een lagere verhouding. Daarnaast mag het nieuwe beloningsbeleid niet gestoeld zijn op het alles of niets principe. Een voorbeeld van een gestaffeld beloningsbeleid is:

Doelstelling   Variabele beloning
1. Omzetgroei doorlopende provisie van 5% tot 10%    =  3% van het vaste jaarsalaris *
2. Omzetgroei doorlopende provisie van 10% tot 15%  =  6% van het vaste jaarsalaris *
3. Omzetgroei doorlopende provisie van 15% tot 20% = 10% van het vaste jaarsalaris*
*brutobedragen over een volledig gewerkt jaar

Lange termijnvisie hanteren
Naast omzetdoelstellingen moet u ook aanvullende doelstellingen formuleren. Dus belonen op basis van kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen. Tevens de variabele beloning baseren op groeps/bedrijfsdoelstellingen en individuele doelstellingen en variabele beloning altijd gefaseerd uitkeren vanwege de lange termijnvisie.

Voorbeelden van kwalitatieve doelstellingen zijn:

• De klanttevredenheid over de dienstverlening van de medewerker.
• Het aantal afspraken met bestaande relaties per jaar.
• Het aantal nieuwe totaalklanten min het aantal totaalklanten dat heeft opgezegd.
• Deelt de medewerker zijn kennis met collega’s en helpt hij hen om beter te presteren.

Voorbeelden van groepsdoelstellingen zijn:

• Klanttevredenheid.
• Verloop van klanten.
• Bedrijfsresultaat.
• Groei doorlopende provisie in de portefeuille.
• Aantal nieuwe relaties in een vooraf vastgestelde doelgroep (MKB, ZZP’er, eigen huisbezitters, leeftijdscategorie).
• Met succes afsluiten van een project of behalen/behouden van Keurmerk/ISO.

Transparant en Evaluatie
Doelstellingen die gesteld worden voor het personeel moeten ook haalbaar zijn. Tevens moet in het beloningsbeleid periodiek worden geëvalueerd of het nog aansluit bij het beleid van de onderneming en gestelde doelstellingen. 

Correctiemogelijkheid  hanteren
Indien een werknemer zich niet houdt aan bedrijfsbeleid en zijn functie niet goed uitoefent wordt de variabele beloning geheel of gedeeltelijk in mindering gebracht. Er kan bijvoorbeeld de volgende staffel worden ingebouwd:

Functioneren  
Onvoldoende  = Geen variabele beloning  
Matig =  Geen variabele beloning
Voldoende  =  Wel variabele beloning
Goed   =  Wel variabele beloning
Zeer goed  =  Wel variabele beloning

Maar ook moet in de nieuwe regeling worden opgenomen dat terugboekingen verrekend worden met variabel loon.

4. Procesbeschrijving maken van uw beloningsbeleid
In een nieuwe bedrijfsprocedure moeten onderstaande zaken worden vastgelegd:

• Wie stelt beloningsbeleid vast.
• Welke spelregels worden er gevolgd.
• Hoe en door wie worden medewerkers beoordeeld. 
• Welke looncomponenten zijn er; vaste en/of variabele beloning. Groepsdoelstellingen en/of individuele doelstellingen.
• Wanneer komt een medewerker in aanmerking voor een variabele beloning.
• Hoe wordt de variabele beloning uitgekeerd.

Deze bedrijfsprocedure moet worden opgenomen in het handboek bedrijfsprocessen dat voor iedere medewerker toegankelijk moet zijn.

5.  Publicatie
U moet in korte bewoordingen aangeven hoe uw beloningsbeleid eruit ziet. Worden uw medewerkers beloont op vaste en/of variabele beloning en hoe is de verhouding hiervan. Deze publicatie van uw beloningsbeleid kunt u doen op de website of in het Dienstverlenings-document of Dienstenwijzer.

Ik hoop u hiermee een aantal praktische tips te hebben gegeven voor een goed invulling van het Beheerst beloningsbeleid.

Indien toch problemen ondervindt het nemen van bovenstaande stappen en de invulling ervan, dan is Ophrys u graag van dienst om u hierbij een helpende hand te bieden. Tevens kunt u bij ons terecht om het door u opgestelde nieuwe beloningsbeleid te laten toetsen of het daadwerkelijk goed is ingevuld conform wettelijke spelregels. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden en investering in uw persoonlijke situatie.