Hoe borgt u Permanent Vakbekwaam binnen uw onderneming

Vanaf 1 januari 2014 moeten alle klantmedewerkers Permanent Vakbekwaam zijn en dus op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Overigens lijkt het een volledige nieuwe eis maar tot 1 januari 2014 gold deze eis al voor klantmedewerkers die niet gediplomeerd waren en waarvan de vakbekwaamheid op basis van het bedrijfsvoeringsmodel werd geborgd.

Nu krijgen wij de laatste tijd veel vragen over de invulling van deze eis. Mede omdat er in de wet geen strakke kaders voor gegeven zijn en deze eis op basis van open normen kan worden ingevuld. De meeste gestelde vraag die we steeds horen is; ben ik verplicht om voor al mijn medewerkers een arrangement ‘PE Actueel of Permanent Vakbekwaam’ te sluiten bij een opleidingsinstituut? Nee, dat bent u niet. Onderstaand geven wij u toelichting wat de uitgangspunten zijn en welke mogelijkheden u heeft om de eis van Permanent Vakbekwaam in te vullen.

Uitgangspunten
Het beleid van uw onderneming moet erop gericht zijn dat:

• Klantmedewerkers permanent op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen;
• Klantmedewerkers deze actuele ontwikkelingen kunnen toepassen.

Met deze uitgangspunten zijn klantmedewerkers namelijk in staat om de klant goed te bedienen. De invulling van de open norm binnen uw onderneming moet dan ook minimaal voldoen aan deze twee uitgangspunten. Het periodiek toetsen van de kennis van uw klantmedewerkers is niet noodzakelijk, maar de AFM vindt het wel positief als financieel dienstverleners dat wel doen.

Wat zijn voorbeelden van actuele ontwikkelingen waarvan klantmedewerkers op de hoogte moeten zijn:

• Wijzigingen in wet- en regelgeving met betrekking tot fiscale behandeling van hypotheken;
• Het recht op vrije advocaatkeuze bij een rechtsbijstandverzekering;
• Gewijzigde wetgeving omtrent curatele;
• Aanpassing polisvoorwaarden;
• Relevante Kifid-uitspraken.

Praktische invulling
Door de open normen heeft u de vrijheid om te kiezen voor een invulling die past binnen uw bedrijfsvoering. Daarbij zal met name het type onderneming en de grootte daarvan bepalend zijn voor de invulling. Het belangrijkste aspect voor de AFM is de kwaliteit van kennisdeling en de mate waarin klantmedewerkers het kunnen toepassen. De vorm waarin het wordt aangeboden is ondergeschikt in deze.

Hieronder voorbeelden van praktische invullingen:

• Abonnement bij een opleidingsinstituut;
• Informatie delen via intranet, vakbladen, digitale nieuwsflitsen;
• Opleidingsdagen / trainingsdagen;
• Periodiek teamoverleg;
• Studiemateriaal delen en verslagen maken voor collega’s van gevolgde trainingen.

Doorgaans worden een aantal van de hierboven genoemde kenniselementen al ter beschikking gesteld aan de klantmedewerkers. Met de nieuwe eis van Permanent Vakbekwaam moet u binnen uw bedrijfsvoering hier nog meer structuur in aanbrengen en op functieniveau vastleggen in uw bedrijfsprocessen. Voor borging en vastlegging hiervan kunt u denken aan:

• Beschrijven welke kenniselementen ter beschikking worden gesteld aan uw klantmedewerkers;
• Vastleggen op welke wijze u controleert of ze de actuele ontwikkelingen ook kunnen toepassen in de praktijk.

Wilt u meer gemak dan kunt u kiezen u voor een abonnement voor alle klantmedewerkers bij een opleidingsinstituut. Vergist u zich er niet in dat u daarmee automatisch voldoet aan de eis van Permanent Vakbekwaam. U zult namelijk altijd moeten blijven controleren of de klantmedewerkers ook daadwerkelijk de informatie tot zich nemen en de toetsen maken. Immers het tot zich nemen van de kennis en toepassen daarvan is het belangrijkste!

Aantoonbaar
Zoals hierboven aangegeven heeft u de keuze:

• Of u besteed de invulling van de eis van Permanent Vakbekwaam uit aan een opleidingsinstituut
• Of u geeft intern een goede invulling middels de hierboven genoemde kenniselementen in uw bedrijfsvoering.

Ongeacht welke keuze u maakt zult u het aantoonbaar moeten borgen. Dit betekent dat u in uw bedrijfsprocessen moet opnemen welke keuze u heeft gemaakt. En indien u kiest voor de tweede optie zult u ook de opzet moeten maken en invulling geven hieraan.

Ophrys helpt u graag met het geven van de juiste invulling aan de eis van Permanent Vakbekwaam binnen uw onderneming. Voor meer informatie hieromtrent kunt u contact opnemen met ons op telefoonnummer 0492-344988.